Confidentialité

La présente politique a pour but d’informer le personnel et la direction de la façon par laquelle Aluminium Ascot inc. recueille, conserve, utilise, protège et divulgue les renseignements personnels.

Cette politique vise à :

• Protéger les renseignements personnels en notre possession;
• Guider le personnel sur les façons de faire de l’entreprise en regard aux traitements des renseignements personnels;

Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels qu’Aluminium Ascot inc. conserve, qu’ils soient numériques ou non, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

Renseignements personnels

Tout renseignement concernant une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Ces renseignements comprennent notamment, mais sans limitation le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou la date de naissance.

Renseignements personnels sensibles

Les renseignements personnels de nature sensible, comme des renseignements médicaux, biométriques ou autrement intimes, le sont par le haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée qu’ils suscitent.

Renseignements confidentiels

Il s’agit de renseignements que son propriétaire ou son auteur estime confidentiels : information de nature financière, commerciale ou stratégique, lesquels ne sont pas des renseignements personnels.

Les moyens de la collecte

Aluminium Ascot inc. recueille des renseignements personnels auprès de ses clients et de ses employés. Cette collecte peut être effectuée par des rencontres en personne ou téléphoniques avec les clients, par des échanges de courriels, par l’entremise du formulaire de contact et par le formulaire de demande de soumission de notre site web ou encore par la réception de dossiers de candidature par l’entremise du site Facebook.com.

Les renseignements recueillis

Les renseignements personnels que nous recueillions sont les suivants :

De la clientèle (particuliers) :

• Nom et prénom;
• Adresse courriel;
• Adresse civique;
• Numéros de téléphone;
• Information de carte de crédit (nom du titulaire, numéro, code CVC et date d’expiration);

Des candidatures :

• Tout renseignement contenu dans un curriculum vitae, une lettre de présentation ou un dossier de candidature reçu de la part du candidat par l’entremise de Facebook;

De nos employés :

• Nom et prénom;
• Adresse civique;
• Adresse courriel;
• Date de naissance;
• Numéros de téléphone;
• Numéro d’assurance sociale;
• Informations bancaires pour le dépôt de la paie.

Les renseignements de cartes de crédit ou bancaires ne sont pas conservés une fois la transaction terminée.

Tous les renseignements personnels recueillis sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire à l’exécution du service ou du mandat demandé ou à la conclusion d’une transaction. Lorsqu’une personne fournit à Aluminium Ascot inc. un renseignement personnel, elle autorise expressément sa collecte et son utilisation pour les fins qui lui ont été divulguées dans ces circonstances.

L’utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés pour les fins suivantes :

Pour les renseignements de clients (particuliers) :

• L’ouverture d’un dossier;
• La facturation;
• La livraison de matériaux et de services;
• La communication avec le client;
• La planification des travaux;
• La transmission à des tiers sous-traitant pour la réalisation du service ou du mandat demandé (adresse du client, nom du client et numéro de téléphone du client).

Pour les renseignements des candidats à un emploi :

• À la communication avec le candidat;

Pour les renseignements des employés :

• À l’ouverture de son dossier d’employé;
• À la communication avec l’employé;
• Au traitement de la paie (comptabilité).

L’accès aux renseignements personnels

Les seules personnes ayant accès aux renseignements personnels sous notre garde sont les chargés de projet, la comptabilité, les personnes chargées de l’administration de l’entreprise et la direction.

Le personnel ayant accès à des renseignements personnels ou confidentiels doit signer une entente de confidentialité rétroactive à leur date d’embauche.

La conservation et la destruction des renseignements personnels

Aluminium Ascot inc. conserve les renseignements personnels recueillis durant la période raisonnablement nécessaire pour accomplir ce pour quoi ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences légales. Une fois cette période terminée, ils sont par la suite détruits conformément aux exigences légales.

Les renseignements personnels d’un client (particulier) sont détruits après la fin de vie de la garantie des matériaux. Certains matériaux étant garantis à vie, les renseignements personnels du client associés à cette vente seront conservés pour la durée de vie du matériau. Ceci nous est utile et même essentiel en raison de poursuites qui pourraient survenir, pour effectuer des réparations futures pour des matériaux encore sous garantie ou encore pour continuer des travaux qui auraient été remis à plus tard.

Par ailleurs, les renseignements personnels d’un candidat non retenu pour un emploi sont détruits après 3 ans suivant la fin du processus d’embauche.

En ce qui a trait aux renseignements personnels des employés, ceux-ci sont conservés pendant 3 ans suivant la fin de l’emploi.

Quand les renseignements personnels ont atteint leur fin de vie, ceux-ci sont détruits de façon irréversible tant dans nos serveurs informatiques que physiquement. Les documents physiques contenant des renseignements personnels sont déchiquetés et les documents numériques sont supprimés de façon définitive. Nos copies de suretés sont aussi mises à jour en conséquence.

En outre, il est du ressort du responsable de la protection des renseignements personnels de mettre à jour le calendrier de conservation des renseignements personnels le cas échéant et de voir à la destruction de ces mêmes renseignements.

À l’occasion, Aluminium Ascot inc. divulgue certains renseignements personnels à des tiers, en l’occurrence, à des sous-traitants et des fournisseurs et pour des fins précises (pour la mise en œuvre d’un projet, pour la livraison de matériaux ou de services, ou pour des demandes de garanties de produits). Les renseignements personnels divulgués à cette occasion sont le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone.

Dans ce cas, Aluminium Ascot inc. exige au tiers de protéger et d’utiliser uniquement les renseignements personnels conformément à la présente politique et aux fins données lors de la divulgation. Sans limiter la généralité de ce qui précède, Aluminium Ascot inc. imposera à ces tiers des obligations contractuelles pour que vos renseignements personnels bénéficient du même niveau de protection que celui de cette politique. Aluminium Ascot inc. n’autorise pas les tiers à utiliser les renseignements personnels à des fins de marketing.

Par ailleurs, Aluminium Ascot inc. ne vend pas les renseignements personnels en sa possession.

Nous mettons en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la destruction, la perte, la modification ou la détérioration accidentelle ou illicite de celles-ci.

Les données numériques que nous collectons sont stockées sur un serveur local qui est protégé par un pare-feu, un logiciel antivirus, un système d’authentification à mots de passe complexes et renouvelés fréquemment et des copies de suretés qui sont automatiquement effectuées sur des serveurs infonuagiques tiers de façon systématique. Pour plus de détails, consulter la Politique d’utilisation et de sécurité des technologies de l’information d’Aluminium Ascot.

Physiquement, nos dossiers sont sécurisés par des locaux verrouillés et protégés par un système d’alarme et de surveillance par caméra, ainsi que par des classeurs verrouillés à clé.

Seules les personnes pour qui il est nécessaire d’avoir accès aux renseignements personnels y ont accès.

D’autre part, Aluminium Ascot inc. transmet, de temps à autre, des renseignements personnels à l’extérieur du Québec à des fournisseurs afin de créer des demandes de garanties pour nos clients.

Ces transmissions de renseignements personnels se font conformément aux lois applicables et veillerons à ce que nos fournisseurs de services à l’extérieur du Québec fassent de même. Nous mettrons également en place des clauses contractuelles afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Aluminium Ascot inc. procèdera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en tenant compte, notamment, de la sensibilité des renseignements, de la finalité de son utilisation, des mesures de protection, des lois applicables dans le pays, l’état ou la province où ce renseignement serait communiqué, particulièrement au chapitre de la protection des renseignements personnels.

La communication pourra être effectuée uniquement si l’évaluation démontre que les renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate. Une entente écrite devra par ailleurs intervenir entre Aluminium Ascot inc. et le fournisseur de services à l’extérieur du Québec.

Par ailleurs, les employés d’Aluminium Ascot inc. sont tenus de respecter la confidentialité des données et de respecter la présente politique ainsi que la politique interne d’utilisation des technologies de l’information. Les employés ayant accès aux renseignements personnels ont tous signé un engagement de confidentialité rétroactif à leur date d’embauche.

Conformément à la loi, une personne peut demander à Aluminium Ascot inc. que ses renseignements personnels soient rectifiés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés dans certaines circonstances, ou encore en obtenir une copie. Elle peut également retirer son consentement à la collecte et l’utilisation de ses renseignements personnels.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels d’Aluminium Ascot inc. traitera et répondra par écrit à votre demande dans les 30 jours de la date de la réception de votre demande.

Cette personne devra décider s’il est approprié d’acquiescer à la demande en tout ou en partie, ou s’il est préférable de refuser pour des raisons légales ou autres. La personne responsable de la protection des renseignements personnels peut faire appel à un conseiller juridique pour prendre une décision sur une telle demande.

Aluminium Ascot inc. se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables d’en prendre connaissance afin d’y vérifier les changements.

Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Aluminium Ascot inc. est chargé de l’application de la présente politique. La personne désignée à cette responsabilité est :

Marie-Dominique Côté
Administration et responsable de la protection des renseignements personnels
819 562-6583 poste 101
marie-dominique.cote@aluminiumascot.com

Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, madame Marie-Dominique Côté.

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre.

Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels d’Aluminium Ascot inc.